In modernen Unternehmen spielen Planung und Controlling eine zentrale Rolle. Sehr vereinfacht wird die Steuerung von Unternehmensprozessen, wenn man alle Unternehmungen als geplante und überwachte Projekte organisiert. Projektmanagement gehört daher heute auf allen Unternehmensebenen zu den ganz wesentlichen Dingen.

Für die verantwortlichen Projektmanager gehört dazu aber nicht nur solides Grundlagenwissen über die Planung, Strukturierung, Durchführung und Überwachung von Prozessen, sondern auch, mit den zur Verfügung stehenden Softwarelösungen perfekt umgehen zu können. Nur so ist ein effizientes und erfolgreiches Arbeiten sichergestellt. Eine MS Project Schulung ist also - neben fachbezogenen Weiterbildungen - eines der grundlegendsten Dinge für das moderne Projektmanagement und für Projektmanager.

Viele sinnvolle Software-Funktionen werden oft aus Unkenntnis nicht genutzt

Und das ist gerade im Fall von MS Project sehr oft der Fall - die Software ist nicht komplizierter als andere Programme - sie hat nur weitaus umfangreichere und durchdachtere Funktionen als die meisten Mitbewerber, und ist deshalb sehr viel leichter an bestimmte Unternehmensstrukturen oder Projektanforderungen anpassbar. Allerdings braucht es dazu das Wissen um die Funktionen und die Struktur von MS Project, um diese Anpassungen auch erfolgreich durchführen zu können. Die eingebetteten Controlling- und Budgetüberwachungsfunktionen erlauben auf einen Blick eine Übersicht über die wichtigsten Projektdaten und sind ein perfektes Frühwarnsystem für mögliche Schwierigkeiten und Stolpersteine - die Praxis zeigt aber, dass sehr viele Projektmanager diese Informationstools nicht einsetzen oder anzuwenden wissen.

Ein langjähriger Projektmanager und Troubleshooter geht sogar so weit zu sagen: " Würden Unternehmen ihre Unternehmenstätigkeit konsequent in MS Project strukturieren, und die sich daraus ergebenden Controllingdaten regelmäßig und kompetent prüfen, könnte mit Sicherheit so manche Firmenpleite verhindert werden, indem bei gefährlichen Entwicklungen frühzeitig gegengesteuert wird."
Die richtige Interpretation von kritischen Pfaden, Strukturdaten der Projekte, und das Schaffen und Bewerten eines Gesamtüberblicks erfordern aber eine Menge Erfahrung und Wissen - allerdings hilft einem MS Project in vielen Bereichen auch dabei, wenn man es richtig zu bedienen weiß. Die grafischen Darstellungen und Berichte sind so angelegt, dass Risiken, Verzögerungen oder Probleme im Projektablauf sofort deutlich sichtbar werden, und durch die Möglichkeit, verschiedene "Szenarien" in MS Project durchzuspielen, ist die Entwicklung einer gegensteuernden Strategie sehr viel einfacher. Oft wird so für kritische Situationen eine vergleichsweise einfache Lösung gefunden, auf die man vielleicht ohne MS Project nicht gekommen wäre.

Die Grundlage dafür ist also auf jeden Fall ein perfektes Beherrschen der vielen Möglichkeiten, die MS Project bietet. Es lohnt daher für jeden Projektmanager, mindestens eine umfangreiche Schulung zu besuchen.